海外项目物资管理九大思考

本文系作者在赞比亚芒古至塔博公路项目部物资管理工作体会。

外项目物资管理是指在海外项目工程的生产中所需的各种材料在生产经营中的采购、运输、保管、发放、使用等一系列计划、组织、控制等管理工作的总称。物资管理的主要任务是要做到物资供给及时、消耗可控、采保费用合理，以保证项目部生产经营的正常进行，以取得更好的经济效益。

本文根据在赞比亚项目现场物资管理工作实践，谈谈海外项目物资管理的几点体会。

一、物资资源、价格的调查

熟悉本工程设计图纸，充分了解本工程主体结构所需的各种物资的规格型号、材质等要求，特别要熟悉材料需适应的国外规范。

询价调查分为国内询价调查和国外询价调查。国内调查通过大桥局集团提供的最新《材料供应商合格名录》进行询价调查。国外询价调查优先考虑项目所在地区及国家，如果项目所在地及国家没有符合本项目规范的材料，则考虑本项目所处地区的临近周边国家。例如《赞比亚芒古至塔博公路项目》赞比亚国内没有生产合格钢材的厂家，整个非洲也只有南非生产符合本项目的钢材。

二、物资计划的编制

物资部门需根据项目部工程技术部门提供的全桥施组编制《全桥物资计划》，开工当年的《年度物资物资计划》及开工当月的《月度物资计划》。如施工过程中施工计划有变，需编制物资调整计划。

编制物资计划时需充分考虑各种物资供应商和本项目之间的物理距离以计算出单趟运输所需要的时间，以赞比亚芒古至塔博公路项目为例：钢材从南非采购，从计划订单交给供应商到第一车钢材到达场地正常的时间周期大约45~50天左右，即：供应商拿到我们的计划订单开始生产和联系运输公司到生产完成需30天左右，装车开始运输及跨国过境办理清关和公路运输许可手续直至到达项目所在地需15天左右。如从国内采购一批物资材料的正常时间周期约为85天左右，即：物资采购计划发回国内交由领导审批和供应装车运至指定的货运港口需15天左右，等待至装箱（装船）完毕需 15天左右，货船海上运输至非洲国家指定港口需40天左右，港口卸船装车开始运输及跨国过境办理清关和公路运输许可手续直至到达项目所在地需15天左右。

编制计划时需充分考虑主要物资价格变动趋势，结合项目部资金使用计划合理安排，确保项目效益最大化。

三、物资采购

根据项目特点及要求合理选择采购渠道，非洲多数国家较贫穷，物资匮乏，大部分物资基本靠进口，造成价格高昂，市场上无法购买。如《赞比亚芒古至塔博公路》项目水泥是由赞比亚本国的水泥厂供应，整个赞比亚就两家水泥生产厂家，水泥产能有限，供不应求排队等候装水泥的现象司空见惯。而且资金支付条件苛刻，如水泥购销合同明确规定必须先款后货，一旦发现需方账户上没钱了，马上停止供应，是实实在在的卖方市场。在国内随处都可以买到的一颗螺丝在赞比亚有可能就买不到，即使买到了，价格也是国内的5~10倍，在国内卖5元一个的水龙头在赞比亚可能需要花30~50元。

在项目所在国家采购物资一定要事先了解当地政府的免税政策，那些物资可以免税那些物资不能免税，如果本项目采购的物资在免税范围内则需提前办理好相关的免税文件，将物资免税单交给供应商，供应商在开具发票时好及时给我们免税。

一般辅助物资材料在国内采购。由于赞比亚员工技能普遍低下，辅材损耗相比国内偏高，而且损毁和偷盗现象时有发生，所以从国内采购的辅材料需考虑海外项目的一些特点，做好充分的物资储备计划，比如：电焊条、扎丝、各种五金小工具等。如果项目主体结构物资在国内能找到符合海外项目使用规范的生产厂家或供应商又能满足项目生产周期的物资，尽量在国内采购，以降低采购成本。

四、物资验收和存放

所有主体结构用材料在到场之前供应商必须提供该材料的出厂检验报告，该检验报告里面的各项指标参数必须符合本项目所规定的规范，如是从国内采购的必须是中英文两个版本，需先将该材料的出厂检验报告提交给该项目的材料监理工程师，然后等待对方批复同意后，方可通知该材料大批量进场，如果材料监理工程师对提交的该材料的检验报告有疑虑，他有权提出让项目部将该材料送第三检测机构进行重新检测，直至符合该项目规范为止。

机构材料监理工程师同意进场的材料到场后必须先自检，到场实物和随车到发货清单及材料质量保证书需一一对应无误，然后提交该车（批）次的材料发货清单及材料出厂质量保证书给材料监理工程师，材料监理工程师到现场根据提交的资料到场实物一一对应，逐个检查，发现无误签字后方可卸车并使用（一定需要到场检验的材料监理工程师签字，口头许可不能作为凭据），否则不准进场并使用。

到场物资在验收过程中需特别注意，非洲国家的验收方式和国内大不相同。例如赞比亚芒古至塔博公路项目柴油和水泥都是从当地采购，赞比亚柴油都是以升为单位来进行计量，柴油运输车一般分为几个隔舱，每个隔舱都有一个顶盖(用于往隔舱里灌注柴油和观察舱内柴油数量情况)，赞比亚计量局规定每台运输柴油的车辆必须先到计量局进行标准核定，一般都是用一把较长且带有刻度的丁字尺，把带刻度的一边垂直放入柴油运输车的隔舱里面另外两个边紧贴隔舱顶部，隔舱内柴油淹没至丁字尺带刻度的另一边上有相对应的一个数值。

经过当地计量局标准核定后的柴油运输车的每个隔舱上都会标明盖仓装油的升数，随车还会带一份由计量局出具的标定书，该证书上注明该车的车牌号及每个隔舱的装油数量，每个隔舱装油数量都相对应一个固定的数值，该数值就是我们验收到场柴油运输车每个隔舱的标准数量。

柴油到场后需先检查每个隔舱盖及出油口上的铅封是否开启过，如未开启则按前面所说的方法进行验收，无误后方可将到场柴油卸入工地储油罐内。水泥验收和计量的方法比较特别，基本是按出厂数量为准，到场水泥都有随车一张发货单和一张发票，发货单上注明本次的车号装水泥时间.空车重量.装满水泥后的重量及实际水泥重量，水泥水泥罐车出发前所有出口及隔舱盖都用铅封封好，到场后我们基本只能以检查铅封是否完好为标准去验收到场水泥数量。

柴油和水泥两种在当地采购的物资验收数量的方法并不完全正确，因为其中有不确定的影响因数，如柴油，在非洲流行这样一句话“黑人司机不偷油，那他绝对不是非洲人”，确实黑人司机偷油的方法是我们很难想象的到的，水泥也是一样的，因为这两种物资在当地随处都可以变卖。但是我们仅凭他们提供的检验方法很难准确的测定出实际到场的柴油是否和发票上的数量一样，水泥就更没有办法知道了，因为水泥根本就没有测定的方法。所以我个人建议在项目进场时先装一台地磅，地磅必须通过本项目所在国家都认可的鉴定机构进行标准核定并出具有效的标准核对证书。另外，在和柴油水泥供应商签订购销合同时一定要注明，材料到场后必须经过我们的地磅称重复核，合同中可以规定每车的柴油或水泥允许偏差范围，超过规定的偏差范围，我们有权拒收。

物资到场前必须先选好足够的存放场地，例如《赞比亚芒古至塔博公路》项目的钢材，项目部钢材是从南非采购，由于项目所用钢材种类较多且周期长，一般每个周期采购的数量都比较大，基本都是1000吨以上，所以钢材进场前必须要先整理好足够的存放场地，以免到场后没地方存放。钢材表面覆盖非常重要，赞比亚每年3至10月份为无雨季节，11月至第二年2月份为雨季，平常一滴雨都不下，钢材等材料一般都不用覆盖，但是一但（旦）雨季来了，只要下一场雨钢材第二天就会锈蚀，材料工程师一旦发现钢筋有锈蚀现象，会强行进行除锈，否则不让使用，将严重影响施工进度和浪费人力、财力。

五、 物资的收料记录

经材料监理工程师检验合格同意进场的物资卸车后，必须及时做好《来料登记薄》详细记录每一车的进场日期、规格型号、数量、单价、金额（以发票上的货币为准分开进行登记）发票号、质量保证书等。非洲人对工作时间和非工作时间分得非常清楚，他们每天工作有效时间为8小时，工作有效时间以外的其它任何时间拒绝谈论任何与工作有关的事情。非洲人的办事效率非常低，对工作非常的不严谨，随意性很强，经常出现发票上的单价和合同单价不一样的情况出现，当你提出此问题时他可能会马上答应你帮你解决此问题，但是真正解决此问题的时间可能是10天20天也可能是30天或是更长时间。

和当地供应商打交道听他们说的最多两个词是ON PROBLEM(没问题)、IM SORRY(对不起)。和他们谈一件事他觉得可以马上就会回答你“ON PROBLEM”，当说好了规定的时间到了你再问他为什么事情没办的时候，他第一句话就是“IM SORRY”。像发票错误这种情况经常出现，所以平时一定要非常认真、详细、及时的做好《来料登记薄》有问题的地方要进行特别注明，以便在以后和供应商进行核对账单时看得清楚明白。

六、物资订单的跟踪

物资订单交给供应商后，要及时跟供应商沟通了解发运信息。消耗较快，且现场储存量有限的物资（如水泥、柴油）必须每天及时与供应商联系沟通订单的发运情况，因为黑人办事效率低下及对工作的不严谨，所以不能完全相信他所口头答应的事，只有每天不停打电话和写邮件催问，必要时中方人员需亲自去当面询问发运情况。对于已经发运还在运输途中的物资也要及时跟踪车辆的运输情况，非洲国家供应商和运输公司是分开独立运营的，运输司机每天也只工作8小时，且晚上是不工作的，所以必须及时跟踪司机的行驶动态，做到工地以进场物资合理安排与使用，以免耽误工地正常生产。

七、物资的发放

实行有权领料人制度，各用料单位（班组）委派1-2人为有权领料人（附该领料人身份证、委托书等有效证件），负责该用料单位的领料、交接、盘点、相关签认工作，有权领料人名单以书面形式报交物资部。物资部不得对非有权领料人发放材料。非洲国家十分贫穷，所有物资都很稀缺，只要是当地能用得上的东西他们都会偷盗那出去变卖，所以在物资发放过程中坚决不允许任何黑人来物资部领料的情况发生。对直接卸在施工现场的物资应由物资、使用单位（班组）共同验收，填写《材料交接单》，使用单位（班组）应对该物资负保管责任。

八、物资核销

每月末物资部门根据工程部按分部、分项工程提供的用料单位（班组）的结构、施工用料清单、合约部合同规定的消耗定额、领用清单、库存清单，进行物资核销工作。钢结构加工的物资核销应凭加工通知单、成品验收单、材料领用清单、库存按其结算周期进行核销，对超耗的用料单位（班组），出对其超耗原因进行认真分析，总结经验，找出解决的办法在后面的施工过程中加以控制。

九、物资档案报表管理

各种物资档案资料字体应端正清晰、无涂改、无污渍。各类物资档案资料应及时分类装订成册，做好登记并妥善保管，不得随意销毁。每月按时填报公司规定上报的各种报表并及时上报。

当然，由于国际项目工程的特点，物资管理工作还必须做好以下几点：

1、语言能力。 与当地供应商交流必须要熟悉当地的语言语种，要有较强的物资方面专业术语的交流能力，不但会说还要会写会读，当地供应商一般都以邮件形式和客户交流，最重要的是邮件在当地受法律保护，一旦供应商和客户发生纠纷，平常来往邮件可作为证据。

2、适应环境。非洲人工作的方式方法及效率和中国人有着本质性的区别，中国人工作讲求的是快速时效，而非洲人对工作的态度是不紧不慢，再重要的事今天做不完每（明）天再接着做，非工作时间绝不谈任何与工作有关的事情。所以要尽快适应他们的生活节奏，提前做好心理准备，把要和当地供应商要谈的事提前规划好，在他们上班时间约好谈妥，尽量避免在他们休息时谈工作。

3、资金保障。由于非洲国家物资资源匮乏，是纯粹卖方市场，供小于求，一般都是先付款后发货，一旦发现客户账户余额不足，供应商马会上停止供货。这样就会照成工地生产停顿，照成人力物力等资源的浪费。所以海外项目工程在施工工程中必须要有强大的资金支持才能保证现场施工的连续性。

4、心态调整。非洲国家贫穷，当地生活条件差，业余生活极少，下班以后可去的地方也基本没有，我们中国人在国内潇洒习惯了，长时间过这样的生活会觉得精神非常的压抑和烦躁。所以必须自己及时调整好心态，业余时间自己找一些有益的事情打发时间，比如积极参加项目部的各项体育活动等。

总之，海外项目物资管理有其特点和规律，我们必须以极高的热情和饱满的精神状态，认真仔细地做好项目物资管理，努力确保项目经营效益最大化。

来源：中铁大桥局五公司